Trong quá trình thu thập các minh chứng, chúng ta cần hiểu rõ yêu cầu (nội hàm) của từng chỉ báo từ đó chúng ta thu thập các minh chứng đúng và đủ với các yêu cầu của từng chỉ báo giúp quá trình đánh giá tiêu chí được nhanh và chính xác.

[GDĐT Việt Nam] hướng dẫn cụ thể về các xác định yêu cầu (nội hàm) và gợi ý các minh chứng cần thu thập, nội dung được sắp xếp theo Mức > Chỉ báo như sau:

MỨC 1:

Chỉ báo a: 

- Cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên được tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến khi xây dựng kế hoạch, nội quy, quy định, quy chế liên quan đến các hoạt động của nhà trường;

Yêu cầu (Nội hàm):

- Cán bộ quản lý, giáo viên, nhân viên được tham gia thảo luận, đóng góp ý kiến khi xây dựng kế hoạch, nội quy, quy định, quy chế liên quan đến các hoạt động của nhà trường (theo quy định tại Quy chế thưc hiện dân chủ trong hoạt động của nhà trường, ban hành kèm theo Quyết định số 04/2000/QĐ-BGDĐT ngày 01/3/2000 của Bộ trưởng Bộ GDĐT).

Chỉ báo b: 

- Các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh (nếu có) thuộc thẩm quyền xử lý của nhà trường được giải quyết đúng pháp luật;

Yêu cầu (Nội hàm):

- Các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh (nếu có) của cán bộ, giáo viên, nhân viên, cha mẹ trẻ em nếu thuộc thẩm quyền xử lý của nhà trường được giải quyết đầy đủ, đúng pháp luật.

Chỉ báo c: 

- Hằng năm, có báo cáo thực hiện quy chế dân chủ cơ sở.

Yêu cầu (Nội hàm):

- Hằng năm nhà trường có báo cáo thực hiện quy chế dân chủ cơ sở.

* Gợi ý:

- Biên bản họp lãnh đạo nhà trường mở rộng.
- Nghị quyết Hội nghị cán bộ viên chức.
- Hồ sơ tiếp công dân.
- Quy chế dân chủ của nhà trường.
- Báo cáo thực hiện quy chế dân chủ của nhà trường.
- Báo cáo của Công đoàn có nội dung liên quan.
- Báo cáo của Ban thanh tra nhân dân có nội dung liên quan.
- Báo cáo tổng kết năm học của nhà trường có nội dung liên quan.

MỨC 2:

Chỉ báo a: 

- Các biện pháp và cơ chế giám sát việc thực hiện quy chế dân chủ trong nhà trường đảm bảo công khai, minh bạch, hiệu quả.

Yêu cầu (Nội hàm):

- Các biện pháp và cơ chế giám sát việc thực hiện quy chế dân chủ trong nhà trường đảm bảo công khai, minh bạch.
- Các biện pháp và cơ chế giám sát việc thực hiện quy chế dân chủ trong nhà trường đảm bảo hiệu quả.

* Gợi ý:

- Bảng công khai các biện pháp và cơ chế giám sát việc thực hiện quy chế dân chủ của nhà trường.
- Báo cáo thực hiện quy chế dân chủ của nhà trường.
- Nghị quyết sinh hoạt của các tổ chuyên môn có nội dung liên quan.
- Báo cáo của Ban thanh tra nhân dân, có nội dung liên quan.
- Báo cáo tổng kế công đoàn có nội dung liên quan.
- Báo cáo tổng kết năm học của nhà trường có nội dung liên quan.
- Biên bản kiểm tra, giấy khen, bằng khen,... của các cấp có thẩm quyền có nội dung liên quan.

Tổng hợp: Tiêu chí 1.9: Thực hiện quy chế dân chủ cơ sở có 2 Mức, trong mỗi mức có các chỉ báo khác nhau. Mức 1 có 3 chỉ báo a, b, c. Mức 2 chỉ có 1 chỉ báo a.