Trong quá trình thu thập các minh chứng, chúng ta cần hiểu rõ yêu cầu (nội hàm) của từng chỉ báo từ đó chúng ta thu thập các minh chứng đúng và đủ với các yêu cầu của từng chỉ báo giúp quá trình đánh giá tiêu chí được nhanh và chính xác.

[GDĐT Việt Nam] hướng dẫn cụ thể về các xác định yêu cầu (nội hàm) và gợi ý các minh chứng cần thu thập, nội dung được sắp xếp theo Mức > Chỉ báo như sau:

MỨC 1:

Chỉ báo a:

- Hệ thống hồ sơ của nhà trường được lưu trữ theo quy định;

Yêu cầu (Nội hàm):

- Hồ sơ, văn bản lưu trữ đầy đủ, khoa học theo quy định của Luật lưu trữ.

Chỉ báo b:

- Lập dự toán, thực hiện thu chi, quyết toán, thống kê, báo cáo tài chính và tài sản; công khai và định kỳ tự kiểm tra tài chính, tài sản theo quy định; quy chế chi tiêu nội bộ được bổ sung, cập nhật phù hợp với điều kiện thực tế và các quy định hiện hành;

Yêu cầu (Nội hàm):

- Lập dự toán, thực hiện thu chi, quyết toán, thống kê, báo cáo tài chính và tài sản theo quy định.
- Công khai và định kỳ tự kiểm tra tài chính, tài sản theo quy định.
- Quy chế chi tiêu nội bộ được bổ sung, cập nhật phù hợp với điều kiện thực tế và các quy định hiện hành.

Chỉ báo c:

- Quản lý, sử dụng tài chính, tài sản đúng mục đích và có hiệu quả để phục vụ các hoạt động giáo dục.

Yêu cầu (Nội hàm):

- Nhà trường quản lý, sử dụng tài chính và tài sản đảm bảo:
+ Đúng mục đích.
+ Đạt hiệu quả để phục vụ các hoạt động giáo dục.

*Gợi ý:

- Sổ lưu trữ các văn bản, công văn.
- Danh mục hệ thống hồ sơ của nhà trường.
- Biên bản (hoặc kết luận, thông báo) của các cấp có thẩm quyền về việc kiểm tra hệ thống hồ sơ, sổ sách.
- Báo cáo tổng kết năm học của nhà trường, biên bản kiểm tra của cấp có thẩm quyền có nội dung đánh giá về công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ, văn bản.
- Hồ sơ quản lý tài chính, tài sản hằng năm.
- Quy chế chi tiêu nội bộ của nhà trường.
- Báo cáo tổng kết năm học của nhà trường có nội dung đánh giá việc quản lý, sử dụng hiệu quả tài chính, đất đai, cơ sở vật chất để phục vụ các hoạt động giáo dục.
- Biên bản thanh tra, kiểm tra (hoặc kết luận, thông báo) của các cấp có thẩm quyền về quản lý, sử dụng hiệu quả tài chính, đất đai, cơ sở vật chất để phục vụ các hoạt động giáo dục của nhà trường.

MỨC 2:

Chỉ báo a:

- Ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong công tác quản lý hành chính, tài chính và tài sản của nhà trường;

Yêu cầu (Nội hàm):

- Ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả trong công tác quản lý hành chính, tài chính và tài sản nhà trường.

Chỉ báo b:

- Trong 05 năm liên tiếp tính đến thời điểm đánh giá, không có vi phạm liên quan đến việc quản lý hành chính, tài chính và tài sản theo kết luận của thanh tra, kiểm toán.

Yêu cầu (Nội hàm):

- Kết luận của thanh tra, kiểm toán trong 05 năm liền kề trước khi đề nghị công nhận, nhà trường không có vi phạm liên quan đến:
+ quản lý hành chính
+ Tài chính 
+ Tài sản

*Gợi ý:

- Phần mềm quản lý hành chính, tài chính, và tài sản của nhà trường.
- Hồ sơ quản lý hành chính, tài chính và tài sản của nhà trường được trích xuất từ phần mềm.
- Báo cáo tổng kết năm học của nhà trường có đánh giá về các nội dung có liên quan.
- Biên bản kiểm tra hoặc kết luận của cơ quan có thẩm quyền về việc thanh tra, kiểm toán,... có đánh giá về các nội dung có liên quan.

MỨC 3:

Chỉ báo a:

- Có kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn để tạo ra các nguồn tài chính hợp pháp phù hợp với điều kiện nhà trường, thực tế địa phương.

Yêu cầu (Nội hàm):

- Nhà trường có kế hoạch để đào tạo ra các nguồn tài chính hợp pháp phù hợp với điều kiện nhà trường, thực tế địa phương, cụ thể:
+ Kế hoạch ngắn hạn.
+ Kế hoạch trung hạn.
+ Kế hoạch dài hạn.

*Gợi ý:

- Các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của nhà trường.
- Báo cáo tổng kết năm học của nhà trường, báo cáo tổng kết công đoàn,... có nội dung có liên quan.

Tổng hợp: Tiêu chí 1.6: Quản lý hành chính, tài chính và tài sản có 3 Mức, trong mỗi mức có các chỉ báo khác nhau. Mức 1 có 3 chỉ báo a, b, c. Mức 2 có 2 chỉ báo là a,b. Mức 3 chỉ có 1 chỉ báo a